Dalam era perdagangan global yang semakin dinamis, ketepatan dan akurasi dalam manajemen logistik menjadi penentu utama kesuksesan bisnis. Salah satu elemen kritis yang sering dianggap remeh namun memiliki dampak besar adalah shipping instruction (instruksi pengiriman).
Dokumen tersebut tidak hanya menjadi "tiket" bagi barang untuk berpindah dari satu negara ke negara lain, tetapi juga berperan sebagai panduan operasional yang melindungi kepentingan hukum dan finansial semua pihak.
Tanpa shipping instruction (SI) yang jelas, rantai pasok global rentan terhadap kesalahan muat, keterlambatan, hingga sanksi regulasi yang berujung pada kerugian materiil dan reputasi.
Artikel ini akan membedah secara detail apa itu shipping instruction, komponen wajib, fungsi strategis, hingga contoh kasus nyata yang mengajarkan pentingnya ketelitian dalam proses ini.
Pengertian Shipping Instruction
Shipping instruction adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh pengirim (shipper) kepada perusahaan pengangkut (carrier) sebagai panduan operasional pengiriman barang.
Dokumen ini berperan sebagai "kontrak tidak langsung" yang mengikat secara hukum, memastikan barang dikirim sesuai kesepakatan, mulai dari rute, metode transportasi, hingga persyaratan kepabeanan.
Perbedaannya dengan Bill of Lading (B/L) terletak pada fungsi:
- SI: Instruksi dari shipper ke carrier.
- B/L: Bukti kepemilikan barang dan kontrak pengiriman yang diterbitkan oleh carrier.
Contoh sederhana: Jika SI adalah "resep dokter", B/L adalah "bukti obat yang diterima pasien". Tanpa SI yang akurat, carrier tidak dapat menjalankan tugasnya sesuai ekspektasi.
Komponen Wajib dalam Shipping Instruction
Identitas Pengirim & Penerima
- NPWP/Identitas Legal: Wajib untuk kepatuhan pajak dan bea cukai.
- Alamat Lengkap: Termasuk kode pos dan kontak darurat.
- Notify Party: Pihak ketiga (biasanya agen di negara tujuan) yang perlu diinformasikan saat barang tiba.
Deskripsi Barang
- Kode HS (Harmonized System): Penentu tarif bea masuk.
- Berat Kotor vs. Bersih: Berat kotor termasuk kemasan, berat bersih hanya produk.
- Nilai Komoditas: Dasar perhitungan pajak dan asuransi.
Rute & Moda Transportasi
- Port of Loading (POL) dan Port of Discharge (POD): Contoh: POL Jakarta (IDJKT), POD Los Angeles (USLAX).
- Jenis Kontainer: Dry container, reefer continer, atau flat rack container untuk barang besar.
- ETD/ETA: Perkiraan waktu keberangkatan dan kedatangan.
Persyaratan Khusus
- Penanganan Barang Berbahaya: Contoh: "Class 3 – Flammable Liquid" untuk bahan kimia.
- Suhu Penyimpanan: Misal: "Maintain -20°C untuk vaksin".
- Asuransi: Nilai pertanggungan dan jenis risiko yang dicover.
Dokumen Pendukung
- Wajib: Bill of Lading, Commercial Invoice, Packing List.
- Opsional: Certificate of Origin (COO), Phytosanitary Certificate (untuk produk pertanian).
Fungsi Strategis Shipping Instruction
Operasional: Meminimalkan Kesalahan
Kesalahan penulisan nomor kontainer bisa menyebabkan barang tertukar atau tertahan di pelabuhan transit. Contoh: Pengiriman 100 unit mesin tertulis "100 unit mesin" (benar) vs. "100 mesin" (salah/ambigu).
Legal: Kepatuhan Regulasi Internasional
- INCOTERMS 2020: SI harus mencantumkan klausa seperti FOB (Free on Board) atau CIF (Cost, Insurance, Freight). Regulasi Spesifik Negara:
- AS: Perlu sertifikasi FDA untuk produk makanan/kosmetik.
- UE: Wajib CE Marking untuk barang elektronik.
Finansial: Mengontrol Biaya Tak Terduga
- Denda Kepabeanan: Kesalahan kode HS berpotensi menambah biaya 10-15% dari nilai barang.
- Biaya Demurrage: Keterlambatan submit SI bisa menyebabkan penahanan kontainer dengan biaya harian yang harus dibayarkan.
Proses Pembuatan Shipping Instruction yang Efektif
Langkah 1: Pengumpulan Data
- Koordinasi dengan departemen terkait:
- Logistik: Pastikan rute dan jadwal sesuai kapasitas.
- Hukum: Verifikasi syarat dokumen negara tujuan.
Langkah 2: Integrasi Sistem ERP/Logistik
Contoh penggunaan SAP:
- Modul SAP TM (Transportation Management) untuk otomatisasi input data SI.
- Fitur Auto-Check HS Code untuk meminimalkan kesalahan klasifikasi.
Langkah 3: Verifikasi oleh Freight Forwarder
Forwarder memastikan SI sesuai dengan:
- Kebijakan Carrier: Batas berat, jenis kontainer yang diizinkan.
- Slot Booking: Ketersediaan kapal/pesawat pada ETD yang diminta.
Langkah 4: Pengiriman & Konfirmasi
- Batas Waktu: SI harus dikirim 3-5 hari sebelum ETD untuk menghindari slot cancellation.
- Konfirmasi Carrier: Pastikan SI diterima dan nomor B/L sudah generated.
Contoh Shipping Instruction
Perbedaan Shipping Instruction Ekspor vs. Impor
| Aspek |
Ekspor |
Impor |
| Dokumen Kunci |
PEB (Pemberitahuan Ekspor Barang) |
PIB (Pemberitahuan Impor Barang) |
| Regulasi |
Wajib COO (Sertifikat Asal) |
SNI (Standar Nasional Indonesia) |
| Insentif |
Tax Deduction (PPN 0%) |
Pembayaran PPN & Bea Masuk |
Impor Barang dari Berbagai Negara Mudah dengan ETH Cargo!
Shipping instruction adalah tulang punggung operasional logistik global. Dengan menyusun SI secara detail dan memahami regulasi internasional, Anda dapat menghindar dari segala resiko.
Percayakan semua urusan impor Anda ke ETH Cargo untuk merasakan kemudahan dan kenyamanan maksimal. ETH Cargo merupakan spesialis forwarder China Indonesia yang sudah dipercaya bertahun-tahun dalam membantu para importir di Indonesia
Tunggu apalagi? Hubungi admin ETH sekarang juga!
